تطبيق إدارة المعرفة في المؤسسة

تضمن الإدارة الجيدة للمعرفة تحديد المعرفة الفردية وتوثيقها ونشرها – ففي النهاية، يكمن لدى موظفيكم قدر هائل من المعرفة المتخصصة، والتي يمكن أن تدفع شركتكم إلى الأمام بشكل كبير إذا ما أتيحت للجميع.

إلى جانب إطلاق منصة معرفية مركزية، تواجه الشركات النامية التحدي المتمثل في تنسيق العدد المتزايد من الموظفين والأقسام والمواقع. وفي حالة عدم وجود نظام مركزي لإدارة المعرفة يُشكل أساسًا لجميع الأطراف المعنية، فإن ذلك ينطوي على خطر تطوير عمليات وإجراءات خاصة بالشركة. وقد يؤدي ذلك إلى سوء فهم ومشاكل كبيرة، حيث قد يتم، على سبيل المثال، التخفيف من صرامة العمليات المتوافقة مع المعايير أو، في أسوأ الأحوال، نسيانها عن غير قصد، مما يعرض سير العمل للخطر.
لذلك، فإن وجود نظام موحد لإدارة المعرفة أمر لا غنى عنه، حتى يتمكن جميع الأطراف المعنية من الرجوع إليه ومقارنة إجراءاتهم الخاصة بمعايير الشركة، مما يضمن في الوقت نفسه الاستقلالية والالتزام بالعمليات المهمة على مستوى الشركة بأكملها. وفي النهاية، يمكن لجميع الموظفين والأقسام والمواقع تبادل معارفهم فيما بينهم، والتعلم من بعضهم البعض، والمساهمة في نجاح الشركة.

إذا تم تنظيم المعرفة بشكل مركزي وتقديمها بطريقة جذابة، فسيشعر موظفوك بالرغبة في التعرف على مجالات معرفية جديدة بمبادرتهم الخاصة. وبذلك يطورون مهاراتهم، وتكتسب شركتك إمكانية الوصول إلى كفاءات جديدة، مما يمنحك ميزة تنافسية.

فيما يتعلق بمعدل دوران الموظفين، فإن عدم وجود إدارة ناجحة للمعرفة يعرض المعرفة المتخصصة المهمة لخطر الضياع عند تغيير الموظفين، مما قد يؤدي إلى تأخير العمليات.
في المقابل، تساهم أدوات إدارة المعرفة المناسبة في التخفيف من حدة هذه الخسارة، حيث يتم تخزين معرفة الموظفين ويمكن استرجاعها عند الحاجة، مما يضمن عدم ضياع المعلومات والعمليات المهمة ويسهل على الخلفاء تكرارها. وبذلك يمكن تقليل التكاليف المحتملة الناجمة عن الغياب في الشركة إلى أدنى حد.

تتمثل إحدى المزايا الحاسمة في أن المعلومات الضرورية تصبح متاحة للموظفين بشكل أسرع، ويمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان بفضل إدارة المعرفة الرقمية. ويُعد هذا مفيدًا بشكل خاص للشركات التي تمتلك مواقع مختلفة أو توفر خيار العمل من المنزل. سواء كان الموظف مديرًا مخضرمًا أو موظفًا جديدًا، وسواء كان يعمل من المكتب أو من المنزل – يتم منح جميع الموظفين وصولاً آمنًا إلى المعرفة الخاصة بالشركة بغض النظر عن مكان وجودهم. وذلك دون الحاجة إلى البحث عن المعلومات بطريقة معقدة.

سواء كانت الأسئلة متعلقة بمهام العمل المحددة، مثل إجراءات الشركة أو استفسارات حول المنتجات أو حتى كيفية استخدام الكمبيوتر الجديد – يقضي الموظفون دائمًا وقتًا طويلاً في البحث المضني عن المعلومات، سواء في ملفاتهم الخاصة أو لدى زملائهم أو على الإنترنت. وينتج عن ذلك انخفاض في الكفاءة.
إن إدارة المعرفة المنظمة لا تقلل من جهد البحث فحسب، بل تمنع أيضًا مخاطر المعلومات الخاطئة، حيث يمكن للموظفين العثور على جميع الإجابات بسرعة وبشكل مناسب من خلال بحث بسيط في منصة المعرفة الخاصة بالشركة. وبذلك يتم تجنب الازدواجية في العمل بشكل خاص، حيث يتم توثيق الإجابات التي تم العثور عليها مرة واحدة في مكان واحد متاح للجميع، بدلاً من اضطرار موظفين مختلفين للبحث عن حلول معينة في وقت واحد. وبذلك يتم ضمان مزيد من الأمان وكفاءة أكبر في العمل اليومي.

يواجه الموظفون عددًا متزايدًا باستمرار من التطبيقات والشروط والعمليات، التي تتغير باستمرار حتى داخل القطاع نفسه. ومن المهم أن يتم تنفيذ هذه التغييرات في أسرع وقت ممكن داخل الشركة – إلا أن هذا يمثل تحديًا كبيرًا دون إدارة المعرفة، حيث غالبًا ما يتطلب الأمر عقد العديد من الجلسات الإحاطة والاجتماعات مع الموظفين لإطلاعهم على التغييرات.
مع وجود مصدر مركزي للمعرفة، تقل مثل هذه المشكلات بشكل ملحوظ، حيث يمكن «تحديث» المعرفة بسهولة داخل النظام وعرض العمليات بشكل منظم. بل وأكثر من ذلك، يحافظ الموظفون دائمًا على رؤية شاملة حتى في حالة التغييرات المفاجئة، ولا يخاطرون بتنفيذ العملية بالطريقة القديمة. وبذلك، تضمن شركتك ليس فقط اكتساب المعرفة، بل أيضًا تطويرها.

بدون إدارة فعالة للمعرفة، يعتمد الموظفون الجدد كليًّا على زملائهم، مما يؤدي في الغالب إلى إثقال كاهل هؤلاء. وتصبح عملية التأهيل صعبة بشكل خاص عندما يتعذر شغل الوظيفة الجديدة في وقت مبكر، ويضطر الموظف الجديد إلى اكتساب كل المعرفة المطلوبة بمفرده، وهو ما يتطلب جهدًا كبيرًا.
تقدم إدارة المعرفة هنا قيمة مضافة هائلة، حيث يمكن للموظفين الجدد الرجوع إلى قاعدة بيانات مركزية والاطلاع على جميع المعلومات المهمة، على سبيل المثال، من خلال البحث الموجه أو تلقي التدريب باستخدام مقاطع فيديو توضيحية. لم يعد على الزملاء شرح جميع الأساسيات، بل يمكنهم الإشارة إلى المحتوى ذي الصلة، وبالتالي توفير الموارد.
وبالتالي، يتم الحفاظ على المعرفة للخلفاء، مما يؤدي إلى تحسين جودة وسرعة عملية الإلحاق بالعمل. وفي الوقت نفسه، تقل حالة عدم اليقين بعد الانتهاء من التدريب، مما يؤدي إلى تعزيز تمكين الموظفين.