إعداد أدلة المستخدم – المزايا

توثيق العمليات المؤسسية لا يعني بالضرورة تدوين كل خطوة يدويًّا وإضاعة ساعات من وقتك الثمين في تحديث كل شيء باستمرار.
تتولى datango هذه المهمة نيابة عنك وتُعد دليلاً تفصيليًّا خطوة بخطوة بينما تقوم بتنفيذ العملية المطلوبة كالمعتاد. وبذلك، لن تحصل فقط على توثيق شامل ومفهوم للعملية، بل ستحصل في الوقت نفسه على دليل مستخدم جاهز للاستخدام.

في مقالتنا على المدونة، نكشف لكم ما المقصود بذلك بالضبط، وكيف يمكنكم الاستفادة من أدلة المستخدم التي غالبًا ما يتم الاستهانة بها.

وثائق برمجيات ناجحة مع datango

باستخدام أداة datango Creator الخاصة بنا، يمكنك تسجيل أي تطبيقات برمجية وإنشاء إرشادات تفصيلية خطوة بخطوة بشكل آلي لعدد غير محدود من المستخدمين النهائيين، وهي إرشادات يسهل فهمها بالفعل:

للقيام بذلك، يقوم المُعد بتنفيذ الإجراء المراد توثيقه على جهاز الكمبيوتر، وعندها يبدأ datango تلقائيًّا في تسجيل كل نقرة في الخلفية، مما يتيح للمستخدم التركيز على المهمة دون انقطاع ودون الحاجة إلى تكرار التسجيل. بعد ذلك، يتم تجميع جميع الخطوات في مستند واحد يتضمن لقطات شاشة ونصوص توضيحية موجزة وعلامات مهمة، ويتم ترجمته إلى أكثر من 40 لغة بضغطة زر واحدة. يمكن تعديل الدليل الذي تم إنشاؤه لاحقًا بسهولة تامة عند الحاجة، ثم تصديره بتنسيقات مختلفة – سواء كنت تستخدم SAP أو MS Office أو برامج مطورة داخليًّا.

بفضل عملية التوثيق الموحدة التي نطبقها، لن تضطر أبدًا إلى التوثيق يدويًّا مرة أخرى، وستستفيد من توفير يصل إلى 80% من الوقت المستغرق في إعداد الوثائق، وهو وقت وطاقة يمكنك استغلالهما بشكل مفيد في أمور أخرى.

وبذلك، فإنكم تزيدون بشكل خاص من فرص نجاح طرح البرامج — ففي النهاية، لا يكون الاستثمار في أنظمة برمجية جديدة مجديًا إلا إذا تمكن الموظفون من فهمها واستخدامها.

من وثائق البرنامج إلى دليل المستخدم

نحن ننصح عملاءنا في مجال الاستشارات الاستراتيجية دائمًا بالمشاركة في إعداد هذا الدليل، وبالتالي الاستفادة الفعالة من جميع الموارد المتاحة في الشركة. ونظرًا لأن برامج الشركات مثل SAP والبرامج المطورة داخليًّا لا تتميز بدرجة عالية من التخصيص، فمن المهم أن تقوم كل شركة بإعداد دليل خاص بها من أجل تنظيم عملياتها الداخلية والخارجية بنجاح.

ولكن لماذا تقضي أسابيع في إعداد أدلة المستخدم بشكل شاق ومُعقد باستخدام أدوات التقاط الشاشة والتعليمات المكتوبة بخط اليد في Word أو PowerPoint، في حين يمكنك الحصول عليها تلقائيًّا من datango؟ لا يُعد datango Creator الأداة المثالية لإنشاء الوثائق فحسب، بل هو أيضًا نقطة الانطلاق لإنتاج دليل مستخدم ناجح، حيث يتم هنا تجميع الوثائق الخاصة بجميع العمليات ذات الصلة بالشركة.

وأفضل ما في الأمر؟ إنه يتولد بالفعل بعد تسجيل واحد فقط، وبالتالي فهو بمثابة منتج إضافي فوري، لكنه للأسف يُنسى في كثير من الأحيان.

وتُعد أدلة المستخدم عنصراً مهماً في إطار إدارة المعرفة، حيث يتم استخدامها هنا بشكل هادف لجعل المعرفة والعمليات وثقافة الشركة في متناول جميع الموظفين وقابلة للاستفادة منها. فمن خلال الإدارة المتسقة للمعرفة، لا يتم الحفاظ على المعارف فحسب، بل يتم تجهيزها وإتاحتها للشركة بأكملها.

مجالات الاستخدام المختلفة لدليل المستخدم

لا تدع دليل المستخدم يصبح مجرد نفاية لا فائدة منها، بل استفد من مجالات الاستخدام المتعددة:

1. ملحق للتعلم الإلكتروني

يمكن استخدام دليل المستخدم بسهولة كوسيلة تعليمية إضافية، وبذلك يمثل إضافة — وإن كانت نادرة الاستخدام — إلى التعلم الإلكتروني. وبالنظر إلى تنوع أنماط التعلم، يستفيد من ذلك جميع المتعلمين الذين يفضلون مراقبة العمليات بأكملها، بدلاً من المشاركة في دورة تدريبية تعتمد، على سبيل المثال، بشكل متزايد على النصوص. وبالتالي، فإن المتعلم البصري على وجه الخصوص يحصل على فرصة لمتابعة توثيق العملية المسجلة بشكل مستقل وبهدوء، وحفظ المحتويات المطلوبة من خلال تصور عرض ملموس للمادة التعليمية. وفي هذا السياق، يمكن استخدام دليل المستخدم للتعلم بشكل متكرر ومن أي مكان.

2. كتاب مرجعي

في حال ظهور أي مشاكل أثناء استخدام البرنامج، فإن دليل المستخدم – إلى جانب خدمة المساعدة المباشرة المخصصة للتطبيق – يُعد أيضًا مرجعًا مثاليًّا، يقدم مزايا خاصة عند التعامل مع العمليات النادرة. فبدلاً من البحث الطويل والمجهد عن معلومات محددة، يحصل المستخدمون على معلومات واضحة وموجزة، وبالتالي على المعرفة الفنية اللازمة. وبمساعدة فهرس محتويات موجز، يجد المستخدم بسرعة الإجابة المناسبة على سؤاله، مما يتيح له مواصلة عمله اليومي في أسرع وقت ممكن.

وبذلك، يُعفى المستخدمون — حتى في العمليات الأقل شيوعًا — من عناء البحث المطول ومن مخاطر الحصول على معلومات خاطئة، حيث إن جميع الخطوات الضرورية قد تم تسجيلها بالكامل ضمن الوثائق المسجلة ويمكن الرجوع إليها عند الحاجة.

3. مصدر مساعدة للمتخصصين

لا يقتصر دور دليل المستخدم على المساعدة في العمليات النادرة فحسب، بل يمتد ليشمل أيضًا تلك التي تتطلب «معلومات تفصيلية» محددة. وإلى جانب المستخدمين العاديين والمتدربين، يمكن للمتخصصين أيضًا الحصول على نظرة عامة شاملة، والبحث في الوقت نفسه عن مواضيع محددة بشكل مستهدف، والاستفادة من تقديم المعرفة الموجزة بطريقة حديثة ورقمية. وبذلك، يتمكن المستخدمون من التعامل مع الأسئلة التفصيلية المعقدة بسرعة وثقة.

4. الأداة في مجال التدقيق المالي

تزداد تعقيد كميات البيانات في الشركات باستمرار، ولا تشكل هذه البيانات أساسًا لكل قرار تجاري فحسب، بل هي أيضًا شرط أساسي لإجراء عمليات التدقيق المهمة، مثل التدقيق المالي. وفي هذا الصدد، يوفر دليل المستخدم للمراجعين الماليين، الذين يتعاملون مع المسائل المحاسبية والمالية الحساسة، أداة عملية للحفاظ على الرؤية الشاملة وضمان الحصول على المعلومات دون أخطاء، مما يتيح بدوره إجراء تحليل فعال. وبالتالي، يمكن من خلال التوثيق السليم للعمليات، على سبيل المثال، التحقق بسهولة من الصلاحيات الممنوحة لمختلف أدوار المستخدمين، مما يسهل العمل اليومي على مدققي الحسابات. وفي الوقت نفسه، يضمن ذلك أيضًا العمل بدقة وضمير حي.

5. ملحق لـ BPM

كما يُعد دليل المستخدم، في إطار إدارة العمليات أو إدارة العمليات التجارية (BPM)، أداة إضافية مفيدة تُستخدم لتوضيح العمليات المؤسسية المهمة. وفي هذا الصدد، يتيح دليل المستخدم المخصص إمكانية إظهار الروابط بين العمليات من البداية إلى النهاية بنجاح، مما يساهم في فهم البنية من خلال توفير نظرة متعمقة وواضحة على العمليات المؤسسية الجماعية. وفي النهاية، يمكن استخدامه من أجل التحسين المستمر للعمليات التجارية.

استخدام أدلة المستخدم في شركتك

يُترك لكم حرية تحديد الهيكل المحدد لدليل المستخدم، حيث لا توجد قاعدة ثابتة في هذا الشأن. بل إن الهيكل يعتمد بشكل كامل على الشركة، وأقسامها، والعمليات الخاصة بها، وكذلك المجالات الموضوعية المختلفة.

وبالمثل، لا يوجد مكان تخزين موحد، حيث يمكن تخزينها أو استرجاعها بشكل فردي تمامًا ضمن نظام إدارة الجودة أو إدارة المعرفة. وبناءً على الشركة والاستراتيجية المتبعة، توجد أماكن مختلفة يُعد استخدامها مناسبًا – سواء كان ذلك في نظام التعلم الإلكتروني أو SharePoint أو الأرشيف.

يسعدنا تقديم المشورة لك في هذا الشأن!

جميع المزايا في لمحة سريعة

منتج إضافي مجاني تم إنشاؤه تلقائيًا
توثيق سريع وموحد
مصدر معرفي مركزي
أقصى درجات التنظيم والوضوح

يمكن تحديث الوثائق الفنية بسهولة
يمكن الوصول إليها في أي وقت ومن أي مكان
تسهيل عملية الإلحاق الفعالة
تجربة مستخدم إيجابية للموظفين (الخارجيين)

إنشاء أدلة الاستخدام باستخدام datango

توفر لك أدلة المستخدم الوقت والتكاليف على حد سواء، حيث يتم إنشاء كل شيء تلقائيًا، كما أنها تثبت فائدتها الكبيرة في إطار إدارة العمليات.

وبالإضافة إلى المدققين الخارجيين، فإنها تسهل بشكل كبير العمل اليومي لموظفيكم وتؤدي إلى تعزيز تمكين الموظفين.

إذا كانت لديكم أي أسئلة أخرى حول الإجراءات الأساسية المتعلقة بأدلة المستخدم، فلا تترددوا في الاتصال بنا. يسعدنا تقديم المشورة الشاملة لكم بشأن الخيارات المتاحة أمامكم.

لا تتردد في استخدام نموذج الاتصال الخاص بنا أو الاتصال بنا هاتفيًّا!

الاتصالالبريد الإلكتروني

اكتشف المزيد من المحتويات الشيقة من datango